פורטל האתגרים
משרד החדשנות המדע והטכנולוגיה
האתגר
קושי באיתור פתרונות לאתגרים ממשלתיים.
התהליך המכרזי הרגיל, בו פועלים גופים ממשלתיים, הינו מכרז שבו מוגדר בדיוק מה השירות המבוקש מהספק תוך פירוט מדוקדק על אופן קבלת השירות ואיכותו והספקים נדרשים להציג את היכולות שלהם על מנת לספק את השירות הנדרש.
קיימים מקרים רבים בהם קיים אתגר לגוף הממשלתי ולא ברור מה הפיתרון הנדרש, האם קיים פתרון, ואם כן, מהו , כמובן במקרים אלו לא ניתן להגדיר את השירותים הנדרשים. לטובת מקרים אילו נהוג לצאת בבקשה לקבלת מידע (RFI-Request For Proposal), בשנים האחרונות גובש במספר גופים ממשלתיים "מכרז אתגר", שבמהותו מגדיר את הבעיה/אתגר ומבקש מהגופים במגזר הפרטי להציע פתרונות שונים לאתגר.
הבעיה היא שגם במכרז אתגר, כבכל תהליך מכרזי נדרש לייצר תהליך בירוקרטי מורכב וארוך.
הפתרון
פורטל אינטרנטי כלל ממשלתי לפרסום אתגרים ממשלתיים לציבור הרחב.
משרד החדשנות, המדע והטכנולוגיה, בשיתוף עם מנהל הרכש, הקים את "פורטל האתגרים הממשלתי" המהווה פלטפורמה דיגיטלית, בה כלל גופי הממשלה יכולים להציג לציבור הרחב אתגרים ממשלתיים, ולהזמין כל גוף שרוצה, להציע להגיש פתרון לאתגר. לאחר בדיקת ההצעות נבחרות מספר הצעות להדגמת הפתרונות החדשניים בעלות של 50 אלף שקלים.
פורטל האתגרים מסייע לגופי הממשלה בכמה היבטים:
הפצה של האתגר במעגל רחב של גורמים במגזר הפרטי, מה שמגדיל את הסיכוי לאיתור פתרונות מפתיעים ומיטביים
הפצה ממוקדת של האתגר בקרב גופים רלוונטיים בתעשייה שמכירים את תחומי התוכן של האתגר ועידודם להציע פתרונות
קיצור התהליך הבירוקרטי: הגוף הממשלתי מעביר את התקציב עבור ההדגמות למשרד החדשנות המדע והטכנולוגיה ומקבל ליווי בכל ההליך הביוקרטי שנעשה במשרד החדשנות המדע והטכנולוגיה באופן מהיר. בנוסף, הגוף הממשלתי מקבל גורם מקצועי מלווה, המסייע לו בתהליך זיקוק האתגר לפני פרסומו לציבור.
מה ניתן ללמוד מתהליך החדשנות?
ליבת החדשנות:
1. חדשנות Bottom-Up: כשהמנכ"ל רתום לפתרון, קל יותר להטמיע אותו
עם כניסתה לתפקיד, מנכ"לית המשרד, הציבה את הקמת פורטל האתגרים כיעד חשוב בפעילות המשרד. להגשמת היעד, המנכ"לית כינסה לחדר אחד את כלל הגורמים המשרדיים הרלוונטיים לקידום הפתרון. בפגישה נכחו נציגי היחידה המקצועית ויחידות מטה כדוגמת חשבות, ייעוץ משפטי, תקציב, משאבי אנוש, דוברות ומערכות מידע.
בפגישה הודגשה בפני המשתתפים הדחיפות לקדם את הפתרון וחולקו משימות ברורות לשם כך.
היכולת של המנכ"לית לכנס את כלל הגופים לחדר אחד ולרתום אותם לפיתוח הפתרון, אפשרה למשרד להקים את פורטל האתגרים בתוך חודשיים בלבד.
2. שיתוף פעולה בין משרדי: עבודה בתיאום עם מינהל הרכש מאפשרת ליישם שינויים משמעותיים באופן רוחבי בממשלה
המשרד חבר לאגף החדשנות במינהל הרכש ולחשב הכללי, שאישרו כל שלב בתהליך, ואפשרו ליישם את המהלך עד לשלבי ההרכשה הסופיים.
3. חדשנות פתוחה: שת"פ עם המגזר השלישי סייע למשרד לייצר פתרון איכותי יותר
לטובת קידום הפתרון, המשרד חבר לעמותת "המעבדה החיה" המקדמת שיתופי פעולה בין המגזר הציבורי והפרטי לפתרון אתגרים ציבוריים (בעיקר מתחום התחבורה). העמותה מתחזקת קשרים ענפים עם חברות פרטיות המספקות פתרונות ממשלתיים בארץ ובעולם.
כחלק משיתוף הפעולה, העמותה פונה לחברות פרטיות רלוונטיות ומבקשת מהם להציע פתרונות לאתגרים המפורסמים בפורטל. כך, עולות לפורטל הצעות איכותיות יותר ע"י חברות בעלות היכרות מוקדמת עם האתגר הנתון.
4. אימוץ רעיונות מארגונים אחרים מביא ללמידה הדדית ולייעול תהליכי חדשנות
תפיסת "פורטל האתגרים" נלמדה משלוש מדינות שונות שמיישמות מהלכים דומים, ובנוסף – מחברה ממשלתית שקידמה את התפיסה הזו בתחומה (חברת נתיבי ישראל). ההיכרות המוקדמת עם הצורך הממשלתי בפורטל האתגרים והניסיון הקודם בפיתוחו, אפשרה למשרד להטמיע את הפתרון במהירות וביעילות. זאת, תוך התאמת הפתרון לקנה מידה כלל ממשלתי.
5. ביצוע פיילוט מדיד ואמין במינימום עלות ומאמץ- לבחינת התועלת הטמונה בפתרון
כדי לבחון את טיבו של פורטל האתגרים, הוחלט להריץ שלושה פיילוטים בהם פורסמו אתגרים של שלושה משרדי ממשלה שונים.
כדי לגייס "משרדי חלוץ" שיסכימו להשתתף בפיילוטים, הוחלט לבצע שני מהלכים:
לא לקחת תשלום ממשרדי הממשלה שהשתתפו בפיילוטים
לפנות למשרדים עימם יש למשרד שיתופי פעולה קיימים
כדי להוכיח את הצלחת הפיילוטים, המשרד קבע מדד לפיו, אם לאתגר יינתנו 10 הצעות לפתרונות רלוונטיים- הפיילוט יוגדר כמוצלח.
בסופו של דבר, שניים מתוך שלושת הפיילוטים הוגדרו כמוצלחים
ליצירת קשר וללמידה הדדית:
דנה לוי - מנהלת פרויקטים במשרד החדשנות המדע והטכנולוגיה.
מס' טלפון: 050-6235544
כתובת אי-מייל: danal@most.gov.il